Cafezinho Organizado

Aqui no blog  já falamos sobre a importância da cultura de ouvir na comunicação interna das empresas, mas esta semana vou tentar exemplificar um pouco do que dissemos até hoje.  Saber ouvir é importante e é necessário criar mecanismos para que este processo seja realmente eficaz.

A “hora do cafezinho”, momento de descontração, em que as pessoas se encontram e é uma ótima oportunidade para trocar informações é comum no dia a dia corporativo, independente do ramos ou número de funcionarios de uma organização. Na empresa onde eu trabalho acontecem mensalmente a “reunião de cafezinho”, que simplificando é como uma hora do café mais organizada.

O objetivo destas reuniões é um bate papo informal, como à hora do cafezinho mesmo, que além de promover a integração entre os colaboradores é uma hora para ouvir os funcionários, suas sugestões e até mesmo reclamações e tirar suas dúvidas sobre qualquer assunto.

As reuniões funcionam da seguinte forma é convidado um gestor de qualquer área e são convidados funcionários aleatórios, sempre com colaboradores de fábrica e administrativo, e que não sejam subordinados a este gestor. Desta forma, garantimos que os funcionários possam falar sem medo de qualquer represália.

Você deve estar se perguntando e isso funciona? Eu também me perguntei, será que as pessoas falam mesmo neste tipo de “reunião”? Sim, elas falam e como falam! As pessoas saem sim das suas rotinas aterafadas, para tomar um café com algum gestor qualquer, que muitas vezes eles nem conhecem. É interessante, pois este tipo de pratica já esta na empresa há alguns anos, e já faz parte da cultura. As pessoas acreditam neste processo, e quando sabem que algum colega foi convidado para uma reunião de cafezinho, fazem desta pessoa seu porta-voz.

Em uma empresa com mais 600 colaboradores é comum não conhecermos nem a metade deles, este tipo de mecanismo ajuda na integração, além de facilitar a visão do todo do “próprio negócio”, pois cada um conta o que faz seus êxitos e dificuldades.

É importante destacar também, que o líder tem que estar preparado, para que o bate papo não vire um “muro das lamentações” e seja verdadeiramente um espaço para troca de informações e integração entre os colaboradores. Por isso há sempre uma pessoa de comunicação que busca mediar o papo para que os objetivos da reunião sejam cumpridos.

Como já dissemos por aqui, saber ouvir para a comunicação ser eficaz é essencial e isto é feito não somente com uma ação, é preciso que se estabeleça uma cultura, e que as pessoas envolvidas e principalmente as lideranças estejam realmente dispostas a praticar também o exercício de ouvir bem, não apenas falar bem.

Por: Alinne Arantes

Ouvir para comunicar é essencial para a comunicação interna efetiva

É fato que a comunicação interna ajuda no desenvolvimento da organização como um todo, isso pois é o meio por onde os colaboradores se reconhecem na organização, se informam, entendem sua estratégia, negócio e cultura.

Então, é imprescindível que a comunicação interna, além de transmitir as mensagens de negócio, seja interessante para os colaboradores. Assim, canais diretos para ouvir a opinião, as ideias e até mesmo as reclamações dos colaboradores são fundamentais para que eles se sintam ouvidos e se vejam como parte da organização.

O processo pode partir de caixas de sugestões, e-mail, fóruns, blogs, pesquisas e até mesmo de reuniões de feedback ou com ombudsman. Essas ferramentas podem variar de empresa para empresa, pois apenas serão efetivas aquelas que os colaboradores se sentirem confortáveis para falar.

Desta forma, cabe ao gestor da comunicação interna escolher a melhor ferramenta e é essencial que ele utilize os dados coletados de maneira que a comunicação interna seja o real reflexo do que é o dia a dia de seus colaboradores, e não apenas mais um jornal, revista, blog ou ação organizacional.

Por: Roberta Massoni

O papel do líder

Estava lendo essa semana uma matéria do Thomas L. Friedman, ganhador do prêmio Pulitzer, a matéria era sobre lideres políticos que marcaram história, que fizeram diferença. Ele menciona alguns momentos do Mandela e sua capacidade de sensibilizar não só os sul-africanos, mas o mundo inteiro, um líder nato que convocou seu povo para colocar um fim no apartheid.

A discussão central da matéria era a falta de um grande líder nos dias de hoje, alguém que nos surpreenda, capaz de ir além de sua história, de sua clientela política, suas pesquisas de opinião, suas circunstâncias – e que simplesmente faça o que é certo para seu país.

Essa matéria é sobre os líderes políticos, pessoas que influenciam e mudam o mundo. Isso pode parecer muito distante da nossa realidade, mas se pensarmos bem, qual a real diferença dos atributos de um líder político para um líder que está na nossa empresa, que encontramos todos os dias no café? Será que ele também não tem que nos surpreender diariamente, ir sempre além?

Acredito que guardada as devidas proporções, estamos falando de líderes e independente do tamanho ou abrangência de sua atuação, sempre há alguém para ser escutado, esperamos que alguém faça a diferença.

Estreitando ainda mais o papel do líder na organização e pensando agora na comunicação interna, será que os atributos e expectativas mudam só porque estamos funilando o papel do líder?

Acredito que, independente do escopo de seu trabalho, as expectativas continuam as mesmas e é dele parte da responsabilidade de ajudar as equipes a entenderem como suas atividades se encaixam na estratégia da organização, e que as organizações são essencialmente as pessoas que dela fazem parte.

Parece um trabalho impossível, mas acredito que tudo comece com a abertura de diálogos, canais eficientes de comunicação é o início para todo o trabalho

Por: Sarah Salgado
Fonte: Jornal O Estado de S. Paulo, 24 de agosto de 2010

Escutar e Entender

Desde o momento em que nascemos somos orientados a ouvir mais do que falar, nossa origem está relacionada as áreas de conversação e com a capacidade humana de aprender uns com os outros por meio da escuta.

Segundo Humberto Marioti, o ser humano possui dois tipos de modo que utiliza para escutar. O primeiro está relacionado com o fato de que inicialmente escutarmos para então descobrir, se o que o outro nos diz coincide ou não com o que pensamos. Isso acontece, pois cada indivíduo está inserido em sua própria cultura fazendo com que analisemos o que nos é dito com base em nossas crenças e valores individuais. Essa forma de escutar é a mais comum entre a maior parte das pessoas, em que uma barreira é criada entre o que acreditamos e o que é diferente de nós.

O segundo modo que podemos escutar se refere á tentativa de compreender as ideias do outro, ou seja, o foco da atenção não está na nossa visão de mundo, mas no que o outro tem a nos dizer. Essa forma de escutar permite á quem escuta estar em constante aprendizado, pois admiti nas mensagens do outro a diferença e reconhece que não existe certo ou errado na maneira de pensar. Tudo é uma questão de ponto de vista.

Esforçar-se em compreender o que o outro tem a dizer é a base para a inovação organizacional - uma premissa fundamental para uma gestão eficaz, pois vivemos na era da individualização impulsionada pelo empoderamento do individuo, pelas mídias socias e a era da transformação, onde a mudança deixa de ser encarada como “ o que nos acontece ” para ser aceita como “o que somos ”.

O gestor que consegue entender e aceitar as diferenças (que a principio parecem “assustadoras”), obtém melhores resultados, ao utilizar as diferentes interpretações da sua equipe, que contribuirão para estratégias do cotidiano empresarial.

Por: Karen Brandassi

Fonte: http://www.aberje.com.br/acervo_colunas_ver.asp?ID_COLUNA=294&ID_COLUNISTA=52

O diálogo e a escuta

  A forma como a organização se comunica impacta diretamente no relacionamento com seus públicos. Ela utiliza as ferramentas de comunicação como jornais, murais e intranet apenas como essa maneira de interação? Fala e ninguém escuta? Ou ela é aberta ao diálogo?

 

 O básico da comunicação está no diálogo, a interação entre líderes e colaboradores, de maneira transparente, fluida e direta. Entretanto a eficácia da transmissão das mensagens só acontece quando ambas as partes possuem a habilidade de ouvir uma a outra. Diversas pesquisas comprovam que os colaboradores preferem a comunicação face a face com seus líderes, a dinâmica da troca de palavras junto a emoções e percepções que são apenas notadas aqueles gestores que estão dispostos a ouvir sua equipe.

  O líder que ouve é aquela figura que transmite confiança e que estimula o colaborador a conversar, a expor suas ideias e opiniões, perdendo medos ou receios tão comuns em um ambiente organizacional. Portanto como ponto fundamental do diálogo está a audição, a habilidade de escutar o que o outro tem a dizer fortalece o relacionamento e dá espaço para boas conversas.

Por Raquel Longo

Fonte: http://www.aberje.com.br/acervo_colunas_ver.asp?ID_COLUNA=70&ID_COLUNISTA=27

Medo de ouvir, refletir e mudar

A comunicação interna se esforça em ouvir os colaboradores, ao construir um planejamento que entenda suas necessidades, a fim de melhorar os relacionamentos. Contudo, isso não é o suficiente para alcançar a efetividade de suas ações. Nesse contexto é fundamental que haja por parte da liderança da organização a predisposição em ouvir os resultados, enfrentar os problemas e investir em mudanças.  

O diagnóstico de comunicação reflete todo o composto de relações entre a organização e seus públicos, porém muitas vezes ele não revela à alta gerencia o que ela gostaria de ouvir. Por isso, a resistência da liderança em escutar pode estar vinculada à disputa de egos e medo por parte de quem gerencia.  

 A comunicação tem como desafio a boa argumentação e sensibilidade ao abordar temas delicados, como mostrar ao líder que o problema de comunicação passa por ele, e que ele precisa mudar. Muitos líderes não querem ouvir os problemas e efetivamente mudar, pois não entendem a importância de se ouvir para então planejar com efetividade - o que garante melhor resultado. 

A dificuldade da comunicação não está em conseguir dados relevantes para empresa, mas no fato da falta de vontade da liderança em ouvi-los e encarar um processo de mudança que garanta (de fato) atender os anseios dos seus públicos.   

Isso se configura em um abismo entre os colaboradores e quem possui o poder de decisão da organização. Cabe ao comunicador manter o equilíbrio nesse cenário de “jogo de forças” e medos que permeiam a comunicação organizacional.  Desse modo, a comunicação será definida como estratégica ou apenas uma forma unilateral de disseminar informações.   

Por Renata Ferreira  
 
Fonte: www.aberje.com.br/acervo_colunas_ver.asp?ID_COLUNA=263&ID_COLUNISTA=31

Mas e a prática?

Estava pensando sobre o que escrever para o post desta semana, queria falar sobre algo na prática, por que, por mais que a teoria seja importante a prática costuma ser diferente.

Pra quem não sabe trabalho em uma multinacional fabricante de embalagens, o público se divide em pessoal administrativo e fábrica. Na unidade que trabalho são mais de 600 colaboradores, e eu me pergunto como ouvir todas essas pessoas e fazer uma comunicação eficaz?

É claro que precisamos criar mecanismos, processos, ferramentas para garantir o fluxo da comunicação. Jornal mural, quadro de avisos, email, intranet, são muitas as opções, mas será que estamos ouvindo os funcionários? E como trabalhar todas essas informações a favor da comunicação?

Os instrumentos funcionam? Sim funcionam, mas não podemos esquecer que a comunicação não é algo controlável, ela acontece todo tempo no cafezinho, no almoço, nos corredores, etc. é que chamamos de comunicação informal. Esta que acaba muitas vezes sendo mais rápida que o próprio departamento de comunicação. E não podemos esquecer também das reuniões, o que os lideres comunicam a sua equipe, também é um fluxo muito importante.

Se a comunicação interna é um processo que garante o fluxo de informações entre empresa e colaborador é preciso estabelecer o famoso “equilíbrio entre os interesses”, mas como? Acredito que um primeiro passo é o profissional entender que mais do que planejar e executar ações, quem trabalha com CI deve por em prática sua capacidade de ouvinte durante todo tempo que esta na empresa, ou ate mesmo fora dela com os colegas de trabalho, desta forma conseguimos antecipar possíveis problemas, esclarecer informações distorcidas, etc.

A cada dia do meu trabalho percebo que a comunicação deve literalmente permear as áreas, não ficar somente atrás de um computador elaborando comunicados, temos que andar pela empresa, ir até a fábrica, passar pelas áreas, conversar com as pessoas, ver realmente o que acontece, o que as pessoas fazem e passam no dia a dia, só assim conheceremos nosso público e saberemos o que dizer e o que realmente funciona.

Em um artigo publicado por Monica Alvarenga* ela cita um texto de C. Rogers e F. J. Roethlisberger de 1952, que já dizia “podemos alcançar uma comunicação verdadeira e evitar essa tendência a avaliar (que, segundo os autores, obstrui a comunicação) se ouvirmos com compreensão. Isto significa perceber a ideia e a atitude expressas do ponto-de-vista da outra pessoa, sentindo como isso parece à pessoa, compreendendo seu quadro de referência sobre o assunto que está sendo discutido.”

Por: Alinne Arantes
 
Disponível em: http://www.aberje.com.br/acervo_colunas_ver.asp?ID_COLUNA=257&ID_COLUNISTA=57