Ouvir para comunicar é essencial para a comunicação interna efetiva

É fato que a comunicação interna ajuda no desenvolvimento da organização como um todo, isso pois é o meio por onde os colaboradores se reconhecem na organização, se informam, entendem sua estratégia, negócio e cultura.

Então, é imprescindível que a comunicação interna, além de transmitir as mensagens de negócio, seja interessante para os colaboradores. Assim, canais diretos para ouvir a opinião, as ideias e até mesmo as reclamações dos colaboradores são fundamentais para que eles se sintam ouvidos e se vejam como parte da organização.

O processo pode partir de caixas de sugestões, e-mail, fóruns, blogs, pesquisas e até mesmo de reuniões de feedback ou com ombudsman. Essas ferramentas podem variar de empresa para empresa, pois apenas serão efetivas aquelas que os colaboradores se sentirem confortáveis para falar.

Desta forma, cabe ao gestor da comunicação interna escolher a melhor ferramenta e é essencial que ele utilize os dados coletados de maneira que a comunicação interna seja o real reflexo do que é o dia a dia de seus colaboradores, e não apenas mais um jornal, revista, blog ou ação organizacional.

Por: Roberta Massoni

Mas e a prática?

Estava pensando sobre o que escrever para o post desta semana, queria falar sobre algo na prática, por que, por mais que a teoria seja importante a prática costuma ser diferente.

Pra quem não sabe trabalho em uma multinacional fabricante de embalagens, o público se divide em pessoal administrativo e fábrica. Na unidade que trabalho são mais de 600 colaboradores, e eu me pergunto como ouvir todas essas pessoas e fazer uma comunicação eficaz?

É claro que precisamos criar mecanismos, processos, ferramentas para garantir o fluxo da comunicação. Jornal mural, quadro de avisos, email, intranet, são muitas as opções, mas será que estamos ouvindo os funcionários? E como trabalhar todas essas informações a favor da comunicação?

Os instrumentos funcionam? Sim funcionam, mas não podemos esquecer que a comunicação não é algo controlável, ela acontece todo tempo no cafezinho, no almoço, nos corredores, etc. é que chamamos de comunicação informal. Esta que acaba muitas vezes sendo mais rápida que o próprio departamento de comunicação. E não podemos esquecer também das reuniões, o que os lideres comunicam a sua equipe, também é um fluxo muito importante.

Se a comunicação interna é um processo que garante o fluxo de informações entre empresa e colaborador é preciso estabelecer o famoso “equilíbrio entre os interesses”, mas como? Acredito que um primeiro passo é o profissional entender que mais do que planejar e executar ações, quem trabalha com CI deve por em prática sua capacidade de ouvinte durante todo tempo que esta na empresa, ou ate mesmo fora dela com os colegas de trabalho, desta forma conseguimos antecipar possíveis problemas, esclarecer informações distorcidas, etc.

A cada dia do meu trabalho percebo que a comunicação deve literalmente permear as áreas, não ficar somente atrás de um computador elaborando comunicados, temos que andar pela empresa, ir até a fábrica, passar pelas áreas, conversar com as pessoas, ver realmente o que acontece, o que as pessoas fazem e passam no dia a dia, só assim conheceremos nosso público e saberemos o que dizer e o que realmente funciona.

Em um artigo publicado por Monica Alvarenga* ela cita um texto de C. Rogers e F. J. Roethlisberger de 1952, que já dizia “podemos alcançar uma comunicação verdadeira e evitar essa tendência a avaliar (que, segundo os autores, obstrui a comunicação) se ouvirmos com compreensão. Isto significa perceber a ideia e a atitude expressas do ponto-de-vista da outra pessoa, sentindo como isso parece à pessoa, compreendendo seu quadro de referência sobre o assunto que está sendo discutido.”

Por: Alinne Arantes
 
Disponível em: http://www.aberje.com.br/acervo_colunas_ver.asp?ID_COLUNA=257&ID_COLUNISTA=57

Mecanismos pessoais de distorção que influenciam na habilidade de ouvir

Para se transmitir informações da melhor forma aos colaboradores um planejamento criterioso em relação à adequação da mensagem ao público é feito. Porém, alguns fatores pessoas importantes que podem interferir na capacidade dos colaboradores de entenderem de fato a mensagem, como a falta de atenção e a avaliação precipitada da mensagem, por muitas vezes, são deixados de lado.

A falta de atenção se dá na diferença entre a velocidade em que uma pessoa fala e a outra escuta. Por muitas vezes, a pessoa que está escutando processa as informações muito mais rápido do que a da transmissão da mensagem, então, a mente do ouvinte completa a mensagem antes que emissor termine de enviá-la. Assim, quando o ouvinte pensa já ter entendido a mensagem para de prestar atenção no transmissor.

Essa falta de atenção acarreta em outra dificuldade: A avaliação precoce. Essa se dá quando o ouvinte avalia o conteúdo da mensagem de forma precipitada e, por muitas vezes, de forma errônea presume que já sabe aquilo que seria comunicado e classifica a mensagem ao seu modo.

As duas situações apresentadas podem causar grandes ruídos na transmissão presencial de uma mensagem, levando o ouvinte a tirar falsas conclusões e a entender a mensagem de modo diferente do que realmente é. Por isso, se faz necessário na comunicação face to face o conhecimento profundo do público e de seus interesses, um interlocutor treinado e o uso adequado de vocabulário; além de um ambiente propício que não desvie a atenção dos ouvintes e evite o uso dos mecanismos pessoais de distorção.

Fonte: www.maurolaruccia.adm.br/trabalhos/habilidad.htm

Por: Roberta Massoni

Ouvir também é estratégico!

Na última sexta-feira o Prof. Fabio Caxito publicou em seu blog, “Acelere sua Carreira”, alguns resultados de sua pesquisa* desenvolvida para conhecer a realidade brasileira, sobre a geração y e o mercado de trabalho.
Nesta pesquisa foi constado que 84,3% dos jovens buscam um ambiente de trabalho justo, no qual suas idéias e opiniões sejam ouvidas. Porém, apenas 65,3% consideram que a empresa os ouve.

Todos nós sabemos que essa geração está promovendo mudanças no mundo corporativo. Agora pensando nesta constatação pela ótica da comunicação corporativa: Será que os comunicadores e até mesmo os futuros comunicadores, pertencentes a esta nova geração, estão realmente dispostos a ouvir ou apenas a falar?!

Não existe um “ser” concreto chamado organização nem um “mundo” que seja apenas corporativo, ambos são formados por pessoas, seres humanos, que constroem e ditam regras para o funcionamento dessas instituições.

É importante que as organizações pensem em políticas e mecanismos de comunicação interna para ouvir seus públicos e principalmente seus colaboradores. Sem esquecer que apenas instrumentos não suprem essa necessidade.

Então é nesse contexto que o comunicador deve exercer um papel estratégico na articulação dos fluxos da comunicação dentro da organização, atuando de maneira eficiente tanto para comunicar, quanto para ouvir.

Por Alinne Arantes 
*Pesquisa realizada com mais 300 jovens de uma universidade particular situada na Zona Leste de São Paulo.
Disponível em: http://www.aceleresuacarreira.com.br/2010/05/como-motivar-geracao-y.html

Como ouvir corretamente

Quando ouvimos atentamente uma pessoa, estamos na verdade ouvindo duas partes distintas de sua mensagem. No primeiro momento estamos prestando atenção nas palavras,ou seja, o conteúdo que esta sendo transmitido.Em seguida podemos dizer que prestamos atenção no sentido das palavras,no tom de voz do emissor e sua linguagem corporal. Nossa capacidade de ouvir varia durante o dia todo, dependendo da situação, de quem fala e de nossos hábitos. De acordo com o grau de boa vontade que colocamos em uma situação particular, nossa habilidade de ouvir se enquadrará em três níveis gerais de atenção:

Ouvir Passivamente - Este é o menor nível da habilidade de ouvir. Neste nível, nossa atenção está voltada principalmente para nós mesmos e não para a outra pessoa. Não prestamos atenção nas palavras nem no significado da mensagem.

Ouvir Superficialmente - Neste nível, ouvimos as palavras mas não entendemos o seu sentido mais profundo. Com esse tipo de atitude não participamos da comunicação, pois não estamos captando a mensagem toda.

Ouvir Atentamente - É nível mais alto desta habilidade - significa estar totalmente envolvido no processo de comunicação. Neste nível, tentamos nos colocar no lugar do outro - tentando ver as coisas sob o ponto de vista dele. Recebemos a mensagem completa tanto em palavras como em sentimentos.

Então,ouvir corretamente é:
•Permanecer em alerta;
•Possibilitar uma boa recepção da informação;
•Decodificar a informação de maneira a extrair dela o real significado;
Mais informações:
http://www.attender.com.br/publico/dicas/comun-habilidade.htm

Por: Karen Brandassi